POLÍTICA DE PRIVACIDAD, CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACIÓN Y DATOS PERSONALES

MINOS INFORMATION TECHNOLOGIES SAS

https://minosit.com

En cumplimiento de lo establecido en la Ley 1581 de 2012 reglamentada parcialmente por el Decreto 1377 de 2013 y Decreto 886 de 2014, normas compiladas en el Decreto Único Nacional del Sector Comercio, Industria y Turismo 1074 de 2015 (Artículos 2.2.2.25.1.1. al 2.2.2.26.3.4), mediante el presente documento se adopta la POLÍTICA DE PRIVACIDAD, CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACIÓN Y DATOS PERSONALES con el propósito de proteger la información personal brindada por los clientes y usuarios de MINOS INFORMATION TECHNOLOGIES SAS (EN ADELANTE MINOS IT).

A través de nuestro sitio Web, aplicación móvil y en la prestación de nuestros servicios se puede recoger datos tales como: nombres, email, números telefónicos, entre otros datos de los usuarios. Por esta razón y para proteger los datos personales de nuestros usuarios en consonancia con legislación nacional e internacional que rige la materia, a continuación, nos permitimos señalar a través de la siguiente política las directrices que se tendrán en cuenta al momento de ingreso, uso, y permanencia en los servicios de MINOS IT.

OBJETO:

Reglamentar las políticas y procedimientos que serán aplicables en el manejo de información de datos personales de los usuarios por parte de MINOS IT según las disposiciones contenidas en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás disposiciones nacionales e internacionales que rigen la materia.

RESPONSABLES DEL TRATAMIENTO:

MINOS IT a través de la sociedad Minos Information Technologies SAS, identificada con N.I.T. 900692633 – 5 constituida conforme a las leyes de la República de Colombia, debidamente inscrita en el Registro Mercantil de la Cámara de Comercio de Bogotá será la responsable del tratamiento adecuado de los datos que proporcionen los usuarios con ocasión del uso de los servicios de MINOS IT.

Los usuarios y/o clientes podrán ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar sus Datos Personales, hacer consultas y reclamos, y demás derechos indicados en el artículo 8° de la ley 1581 de 2012 y las demás normas que lo complementen o sustituyan.

ALCANCE:

El presente manual le es aplicable a los datos personales de personas naturales registrados en las bases de datos relativas a usuarios los cuales sean susceptibles de tratamiento. Aplicará a los datos personales que sean objeto de recolección y manejo por parte de MINOS IT.

DEFINICIONES:

Para la aplicación de las reglas y procedimientos establecidos en el presente manual, y de acuerdo con lo establecido en el artículo 3 de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, se entenderá por:

1. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
2. Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
3. Aviso de privacidad: Documento físico, electrónico o en cualquier otro formato, generado por el responsable del Tratamiento que se pone a disposición del Titular para el Tratamiento de sus datos personales. A través de este, se comunica al Titular de la información la existencia de las políticas aplicables para el tratamiento de sus datos personales, junto con la forma como acceder a las mismas y las características del tratamiento de los datos personales
4. Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables, tales como nombre y apellidos, documento de identidad, edad, domicilio, región, país, ciudad, código postal, número de teléfono fijo, número de teléfono móvil, dirección, dirección de correo electrónico, preferencias publicitarias, preferencia de consumo, preferencias de canales, quejas y reclamos, novedades de servicio, datos básicos y personales, datos de contacto, datos demográficos, datos de gustos, preferencias y hábitos.
5. Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promuevan intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
6. Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del Tratamiento.
7. Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
8. Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
9. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de datos, en cualquier tecnología conocida o por conocer.

DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN:

De conformidad con el artículo 8 de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Titular de los datos personales tiene los siguientes derechos:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales en su calidad de responsable y Encargado del tratamiento.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada a MINOS IT
• Ser informado por MINOS IT respecto del uso dado a sus datos personales.
• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley Estatutaria 1581 de 2012, habiendo agotado el trámite de consulta o reclamo según lo indicado en la mencionada Ley.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
• Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

DEBERES DE “MINOS IT” CON RELACIÓN AL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES EN SU CALIDAD DE RESPONSABLES Y ENCARGADO DEL TRATAMIENTO:

Se deja de presente que los datos personales objeto del tratamiento son de propiedad de las personas a las que se refieren y ellas son las facultadas para disponer los mismos. Basado en lo anterior, solo hará uso de los datos personales conforme a las finalidades establecidas en la Ley y respetando lo establecido en la Ley Estatutaria 1581 de 2012.

De conformidad con el artículo 17 de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, se comprometen a cumplir los siguientes deberes:

• Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
• Solicitar y conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
• Realizar en los términos previstos en los artículos 14 y 15 de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, la actualización, rectificación o supresión de los datos.
• Tramitar las consultas y reclamos formulados por los titulares en los términos señalados en el artículo 14 de la Ley Estatutaria 1581 de 2012.
• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Insertar en las bases de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificada por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad o detalles del dato personal.
• Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
• Tramitar las consultas y reclamos formulados por los titulares de la información.
• Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
• Aplicar las normas que reglamenten la Ley Estatutaria 1581 de 2012.

TRATAMIENTOS GENERALES DE LA INFORMACIÓN:

Esta información no será compartida, divulgada ni vendida a terceros, ni usada para SPAM y los lectores podrán retirarse de nuestra lista en el momento que así lo deseen a través de nuestros múltiples canales, lo cual eliminará cualquier comunicación por medio electrónico hacia dicha persona. MINOS IT hará todo lo que esté a su alcance para proteger la privacidad de su información. Puede suceder que en virtud de órdenes judiciales o de regulaciones legales, MINOS IT se vea obligada a revelar información a las autoridades o terceras partes bajo ciertas circunstancias, o bien en casos de interceptación de terceros que terceras partes puedan interceptar que accedan a cierta información o transmisiones de datos en cuyo caso no responderemos por la información que sea revelada.

USO Y PRIVACIDAD DE LA INFORMACIÓN:

Conforme a lo estipulado por la LEY 1581 de 2012 MINOS IT puede recoger información que suministren los clientes al momento de utilizar los servicios de MINOS IT caso en el cual estos aceptan los presentes términos y las políticas aquí descritas. La información puede ser consultada por MINOS IT siendo exclusivamente responsabilidad de ésta, el uso de tal información.

Adicionalmente, le informamos acerca de la posibilidad de presentar una reclamación ante la Autoridad de Control competente, en este caso, superintendencia de industria y comercio especialmente, en caso de que no haya obtenido satisfacción en el ejercicio de sus derechos y como última instancia.

En relación con datos considerados como sensibles, en los términos de la Ley 1581 de 2012, el Titular no está obligado a autorizar su Tratamiento. Respecto de Datos Personales de Niños, Niñas y Adolescentes, cuando se recolectan, se tratarán de acuerdo con lo establecido en el artículo 7 de la Ley 1581 de 2013 y el artículo 12 del Decreto 1377 de 2013, y según las finalidades establecidas en este documento en lo que puedan ser aplicables.

DATOS CAPTURADOS POR MINOS IT:

Los principales datos de los usuarios y/o clientes que captura MINOS IT son los siguientes:

• Nombres y Apellidos
• Celular
• Correo Electrónico
• Información laboral mediante el cargue de archivos de Hojas de Vida (Exclusivamente para potenciales nuevos trabajadores de MINOS IT y procesos de contratación)

FINALIDADES DE LA CAPTURA DE DATOS:

Los Datos suministrados por los usuarios y/o clientes de MINOS IT recolectados de conformidad con lo establecido en las presentes Políticas de Privacidad serán capturados con las siguientes finalidades:

• Responder requerimientos de potenciales clientes de MINOS IT
• Validar información de potenciales trabajadores nuevos de MINOS IT que voluntariamente decidan aportar su información y Hoja de vida para eventuales procesos de contratación.
• Resolver las inquietudes de las personas que ingresen al sitio web y deseen más información sobre los servicios de MINOS IT

MINOS IT utilizará los Datos provistos, conforme a lo establecido en esta POLÍTICA DE PRIVACIDAD, y no la divulgará salvo que sea solicitada por tribunales, u organismos estatales nacionales o internacionales que así lo requieran y lo soliciten en la forma correspondiente.

MINOS IT no estará obligada a retener la información durante ningún plazo establecido y dispondrá la eliminación de esta cuando lo juzgue conveniente.

MINOS IT es propietaria de todas las bases de datos y dispositivos de almacenamiento, así como también del software que desarrolla. Sin embargo, MINOS IT no es dueña de la información que los usuarios y/o clientes proporcionan.

CESIÓN DE LOS DATOS:

MINOS IT no venderá, alquilará ni compartirá los datos recolectados.

AUTORIZACIÓN DE USO DE DATOS PERSONALES:

Conocidos mis derechos, en mi calidad de usuario y/o cliente en aplicación de las normas que regulen lo relacionado con Habeas Data, autorizo de manera expresa, suficiente, voluntaria e informada a MINOS IT para que reciban, administren, accedan, conserven, almacenen, archiven, analicen, copien, procesen, utilicen y consulten.

PROCEDIMIENTO PARA EFECTUAR ACTUALIZACIÓN, CORRECCIÓN O SUPRESIÓN DE DATOS:

De conformidad con el artículo 15 de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley Estatutaria 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

1. El reclamo se formulará mediante comunicación realizada por el titular o sus causahabientes dirigida a MINOS IT responsable o el encargado del Tratamiento, la cual debe incluir la información señalada en el artículo 15 de la Ley Estatutaria 1581 de 2012. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En todo caso si la comunicación es dirigida a MINOS IT y no tiene la calidad para responder la comunicación, MINOS IT sin necesidad de comunicarlo a la persona que realiza la reclamación, dará conocimiento de la misma a la sociedad que deba dar respuesta.
2. En caso de que MINOS IT reciba un reclamo que no sea competente para resolver, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
3. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo de este, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
4. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
5. En cualquier tiempo y gratuitamente, la persona natural Titular de los datos personales o su representante podrá solicitar la rectificación, actualización o supresión de sus datos personales previa acreditación de su identidad.

La solicitud de rectificación, actualización o supresión de sus datos personales debe ser presentada a través de los medios proporcionados señalados en el aviso de privacidad y deberá contener como mínimo la siguiente información:

1. El nombre y domicilio del Titular o representante o cualquier otro medio para recibir la respuesta a su solicitud.
2. Los documentos que acrediten la identidad o la representación del Titular de los datos personales.
3. La descripción clara y precisa de los datos personales y de los hechos que dan lugar al reclamo.
4. Los documentos que se desean hacer valer en la reclamación.

La supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el Titular, de los registros, archivos y bases de datos o tratamientos realizados por MINOS IT

REQUISITO DE PROCEDIBILIDAD:

El Titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la superintendencia de industria y comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante MINOS IT

REVOCATORIA DE ACTUALIZACIÓN:

De acuerdo con lo establecido con la Ley, en el supuesto en que en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales, los Titulares o sus representantes (como es el caso de padres que ejerzan la patria potestad de un infante o adolescente) podrán solicitar la revocatoria de la autorización otorgada para el Tratamiento de los mismos, salvo que por disposición legal o contractual se impida dicha revocatoria.

TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE NIÑOS, NIÑAS Y/O ADOLESCENTES:

MINOS IT procurará no realizar ningún tratamiento sobre datos de niños, niñas y adolescentes menores de 18 años. De presentarse el tratamiento de datos de menores de edad, MINOS IT garantizará, como responsable del Tratamiento, que dichos datos personales serán tratados adecuadamente, aplicando los principios y obligaciones establecidos en la Ley 1581 de 2012 y demás disposiciones sobre protección de bases de datos personales vigentes.

El tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes tendrá un tratamiento especial y unas medidas rigurosas para su protección. Aquellos datos que no sean de naturaleza pública cumplirán con los siguientes parámetros y requisitos.

• Responderá y respetará el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
• Se asegurará el respeto de los derechos fundamentales de los niños, niñas y adolescentes.
• Se valorará la opinión del menor cuando éste cuente con la capacidad y autonomía debidas para entender el asunto.

En todo caso, corresponderá a los representantes legales de los niños, niñas y adolescentes otorgar la autorización para proceder con el Tratamiento de los datos personales de los menores, si no se cuenta con la autorización del representante no se hará tratamiento de los mismos y no se le podrá prestar el servicio al menor.

DISPOSICIONES ESPECIALES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE NATURALEZA SENSIBLE:

De acuerdo con la legislación de la República de Colombia se consideran como Datos de naturaleza Sensible aquellos que afectan la intimidad o cuyo uso indebido puede generar discriminación, tales como los relacionados con el origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas o filosóficas, pertenencia a sindicatos, a organizaciones sociales, a organizaciones de derechos humanos o a partidos políticos; estados de salud, vida sexual, Datos biométricos como la huella dactilar, la firma o la foto. El tratamiento de los Datos Personales de naturaleza Sensible está prohibido por la Ley, salvo que se cuente con autorización expresa, previa e informada del Titular.

En caso de que MINOS IT llegara a solicitar información sensible, además de cumplir con los requisitos establecidos para la autorización, la empresa deberá:

• Informar al Titular que por tratarse de Datos Sensibles no está obligado a autorizar su Tratamiento.
• Informar al Titular de cuáles son los Datos que serán objeto de Tratamiento y la finalidad del mismo.

Ninguna actividad de la empresa podrá condicionarse a que el Titular suministre Datos Personales Sensibles.

VIGENCIA:

Esta Política General de Privacidad tiene una vigencia de carácter indefinido, es efectiva desde la fecha de su publicación. Este documento perderá tal vigencia en el evento que una o varias de las disposiciones aquí señaladas sean objeto de actualización.

NOTIFICACIONES:

MINOS IT ha dispuesto el siguiente medio para la recepción y atención de peticiones, quejas y reclamos:

• Correo electrónico: pqrs@minosit.com

RESPONSABLE DE LA IMPLEMENTACIÓN Y OBSERVANCIA DE LA POLÍTICA:

MINOS IT, tiene a su cargo la labor de implementación, revisión y observancia de esta política, así como la atención de peticiones, consultas, quejas y reclamos ante la cual el Titular de la información podrá ejercer sus derechos de conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato y revocar la autorización.

Versión N° 1 POLITICA DE PRIVACIDAD “MINOS IT” JULIO de 2022