POLÍTICA PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
MINOS INFORMATION TECHNOLOGIES SAS
El tratamiento de los datos personales se hace en cumplimiento de la Ley Estatutaria de Protección de Datos (Ley 1581 de 2012), más específicamente los artículos 17 literal k) y 18 literal f), los artículos 15 y 20 de la Constitución política de Colombia y el artículo 13 del Decreto 1377 de 2013, por la cual se reglamenta la Ley anterior.
La presente Política para el tratamiento de datos personales, será aplicable a la totalidad de datos recogidos por MINOS IT S.A.S. (En adelante “El Responsable”) del tratamiento.
INFORMACIÓN DEL RESPONSABLE
Las bases de datos objeto de la presente política son responsabilidad, en los términos de la ley 1581 de 2012, de:
CANALES DE ATENCIÓN AL TITULAR DE LA INFORMACIÓN
Las bases de datos objeto de la presente política son responsabilidad, en los términos de la ley 1581 de 2012, de:
OBJETIVOS
Los conceptos que se definen a continuación son en su esencia los contenidos en el Decreto 1377 de 2013 en su artículo tercero.
AUTORIZACIÓN: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
AVISO DE PRIVACIDAD: Comunicación verbal o escrita generada por El Responsable, dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
BASE DE DATOS: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
DATO PERSONAL: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
DATO PÚBLICO: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
DATOS SENSIBLE: Se entiende por datos sensible aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
ENCARGADO DEL TRATAMIENTO: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta de El Responsable del tratamiento.
RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
TITULAR: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
TRASNFERENCIA: La transferencia de datos tiene lugar cuando El Responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
TRANSMISIÓN: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de estos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta de El responsable.
TRATAMIENTO: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
A continuación, MINOS IT da la definición de dos conceptos fundamentales que aplica como encargado de la administración de bases de datos:
CLIENTE CORPORATIVO: Persona natural o jurídica, que contrata los servicios de MINOS IT con la finalidad de desarrollar, mantener e implementar sistemas de información como software, bases de datos o plataformas como servicio.
PROVEEDORES: Persona natural o jurídica, que presta productos o servicios a MINOS IT para facilitar la ejecución de la actividad de renta.
ACEPTACIÓN DE LA POLÍTICA PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
En consonancia con el artículo noveno de la Ley Estatutaria de Protección de Datos, todo tratamiento de datos personales requerirá autorización previa del Titular. Los titulares, entienden que quien facilite información considerada como datos personales, acepta de manera expresa que estos serán tratados por MINOS IT., tal y como se establece en el presente documento.
La misma norma establece que no se requerirá autorización para el tratamiento de los siguientes datos.
FINALIDADES DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Las finalidades o propósitos para los cuales MINOS IT, recopila información personal son las siguientes:
DERECHOS DE LOS TITULARES
Los titulares de los datos personales, en consonancia con los artículos 21 y 22 del Decreto 1377 de 2.013 y el artículo 8 de LEPD, poseen unos derechos de los cuales pueden hacer uso en relación con el tratamiento de sus datos personales, los cuales podrán ser ejercidos por las siguientes:
Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos.
Los derechos que tienen los titulares en relación con el tratamiento de sus datos personales son:
DERECHO DE ACCESO O CONSULTA: Se trata del derecho del Titular a ser informado por El responsable del tratamiento, previa solicitud, respecto al origen, uso y finalidad que les han dado a sus datos personales.
DERECHOS DE QUEJAS Y RECLAMOS: La Ley distingue cuatro tipos de reclamos:
DERECHO A SOLICITAR PRUEBA DE LA AUTORIZACIÓN OTORGADA AL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO: Salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la LEPD.
DERECHO A PRESENTAR ANTE LA SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO QUEJAS POR INFRACCIONES: El Titular o causahabiente solo podrá elevar esta queja una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante El Responsable del tratamiento o encargado del tratamiento.
DEBERES DE MINOS IT.
En virtud de la presente política de tratamiento de la información personal y de acuerdo con el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, los siguientes son deberes de MINOS IT:
COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO:
COMO ENCARGADO DEL TRATAMIENTO:
EJERCICIO DE DERECHOS
MINOS IT es responsable de velar por el cumplimiento de esta Política para el Tratamiento de Datos Personales. En cabeza de su Gerente, quien estará atento para resolver peticiones, consultas y reclamos por parte de los titulares de la información y para realizar cualquier actualización, rectificación y supresión de datos personales, a través de los canales de atención definidos en el ítem Canales de atención al titular de la información. De igual forma, se compromete a proteger la información contenida en las bases de datos mediante el uso de contraseñas para acceder tanto a los servidores como a los motores de bases de datos, así como el ingreso a las diferentes aplicaciones. La información personal contenida en las bases de datos custodiadas por MINOS IT no será publicada en páginas de internet o en sitios de acceso público.
Para consulta, modificación y reclamos relacionados con datos personales, el procedimiento que permite ejercer los derechos de los Titulares de la información es el siguiente:
Derecho de acceso o consulta (Art 14 Ley 1581 de 2012).
El titular podrá consultar sus datos personales de forma gratuita en los siguientes casos.
Para consultas que tengan una periodicidad superior a la enunciada en el numeral primero del presente artículo, El Responsable podrá cobrar al titular los gastos de envío, reproducción y de ser el caso, certificación de documentos.
El derecho que se enuncia en el presente numeral podrá ser ejercido por el titular, radicando de manera escrita a MINOS IT., identificado con el Nit. 900692633-5, ubicada en la Avenida Carrera 45 No. 108 A -50 piso 6 Edificio Bosch, Bogotá D.C; a través de correo postal remitido a la dirección enunciada anteriormente, o mediante correo electrónico a la dirección: pqrs@minosit.com indicando en el Asunto “Ejercicio del derecho de acceso o consulta”. La solicitud deberá contener los siguientes datos:
De ser el caso los documentos que acrediten la consulta realizada. Dejándolo claro en la solicitud se podrá solicitar la información en cualquiera de las siguientes modalidades.
Una vez recibida la solicitud, tendrá El Responsable un plazo máximo de diez (10) días hábiles para resolver la solicitud. En caso de no ser posible resolver la solicitud en el plazo enunciado, se informará al solicitante la razón de esto, y tendrá El Responsable un plazo de cinco (5) días hábiles más, de acuerdo con el artículo 14 de la LEPD.
Derechos de quejas y reclamos (Art 15 Ley 1581 de 2012).
El Titular de los datos puede ejercitar los derechos de reclamo sobre sus datos mediante un escrito dirigido a MINOS IT. identificado con el Nit 900692633-5, ubicada en la Avenida Carrera 45 No. 108 A -50 piso 6 Edificio Bosch, Bogotá D.C; a través de correo postal remitido a la dirección enunciada anteriormente, o mediante correo electrónico a la dirección: pqrs@minosit.com indicando en el Asunto “Ejercicio del derecho de queja o reclamo”. La solicitud deberá contener los siguientes datos:
Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo de este, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
El responsable resolverá la petición de consulta en un plazo máximo de quince (15) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de esta. Cuando no fuere posible atender al reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Una vez agotado el trámite de reclamo, el Titular o causahabiente podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio.
POLÍTICAS DE SEGURIDAD.
El Responsable, con el fin de cumplir con el principio de seguridad consagrado en el artículo 4 literal g) de la LEPD, ha implementado medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para garantizar la seguridad de los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Por otra parte, El Responsable, mediante la suscripción de los correspondientes contratos de transmisión, ha requerido a los encargados del tratamiento con los que trabaje, la implementación de las medidas de seguridad necesarias para garantizar la seguridad y confidencialidad de la información en el tratamiento de los datos personales.
TRANSFERENCIA INTERNACIONAL DE DATOS.
En consonancia con el título VIII de la LEPD, está expresamente prohibida la transferencia de datos a países que no cuenten con las condiciones de seguridad establecidas en la mencionada Ley. Cuando un país no cumpla con las condiciones establecidas por la Superintendencia de Industria y Comercio, se entenderá prohibida la transferencia de datos a este país, Las condiciones del país al que se fueran a transferir los datos, en ningún caso podrán ser inferiores a las que establece la LEPD. No se entenderá prohibida la transferencia de datos a terceros países cuando:
Para los casos que no esté contemplada la excepción, será la Superintendencia de Industria y Comercio, anunciar el veredicto sobre la posibilidad o prohibición de la transferencia de datos a terceros países. El funcionario encargado quedará facultado para requerir la información necesaria, al igual que a adelantar las diligencias que sean imperativas para determinar la viabilidad de la operación.
Siempre que exista un contrato de transmisión de datos entre El Responsable y un encargado ubicado fuera del territorio colombiano, no se requerirá del consentimiento o autorización del titular.
VIGENCIA
Las bases de datos objeto de tratamiento por parte de El Responsable, serán tratadas por el tiempo que se requiera para la finalidad para la cual son recolectados estos datos. Cuando se haya cumplido con la finalidad o finalidades para las cuales fueron recolectados los datos, sin perjuicio de lo que dispongan otras normas legales, se procederá por parte de El Responsable a la supresión total de los datos, a menos de que exista alguna obligación legal o contractual de mantenerlos bajo custodia.
VERSIÓN N° 1.0 POLÍTICA PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES “MINOS IT” MAYO de 2025.
